Ein Kaffeevollautomat fürs Büro wird fast nie gekauft, sondern gemietet oder geleast – und die Angebote reichen von 20 € bis 500 € im Monat. Diese Seite übersetzt Ihren Bedarf in eine Geräteklasse, nennt die realistische Mietspanne dafür und rechnet Miete gegen Kauf über fünf Jahre. Ohne Shop, ohne Produktboxen, mit Quellen.
Inhalt
Schritt 1: Bedarf – Tassen pro Tag
Die Faustformel der Vermieter: Mitarbeiter × 5 Tassen pro Tag, plus 10–20 Tassen Puffer für Gäste und Besprechungen (Quellen: coffeeness.de, tradingtwins.com, abgerufen 22.08.2026). Ein Team von 12 Personen landet also bei 70–80 Tassen am Tag. Entscheidend ist nicht der Jahresdurchschnitt, sondern die Spitze am Montagmorgen: Ein Gerät, das dann Warteschlangen erzeugt, wird umgangen – und der Kapselautomat kommt zurück.
Schritt 2: Geräteklasse und Mietspanne
| Tassen/Tag | Team (Richtwert) | Geräteklasse | Beispiele (Herstellerangabe Tagesleistung) | Miete/Monat (Marktspanne 2026) |
|---|---|---|---|---|
| bis 30 | 1–6 Personen | Haushalts-/Kompaktgerät, Wassertank | Siemens EQ.6/EQ.300, Nivona 10xx, Jura E8 | ca. 20–55 € |
| 30–80 | 6–16 Personen | Büro-Vollautomat, Wassertank, großer Bohnenbehälter | Jura X6 (bis 80 Tassen), WMF 1100 S Office (Ø 80 Tassen), Siemens EQ.900 | ca. 45–230 € |
| 80–200 | 16–40 Personen | Profi-Vollautomat, Festwasser empfohlen | Jura GIGA X8 (bis 200 Tassen), WMF 1500 S+ (bis 180) | ca. 120–350 € |
| über 200 | 40+ Personen / Kantine | Gastro-Vollautomat, Festwasser Pflicht | WMF 5000 S+ (bis 250), WMF 9000 S+ (bis 350) | ca. 230–500 € |
Was die Spanne erklärt: Laufzeit und Leistungsumfang. Dasselbe Gerät kostet bei 6 Monaten Laufzeit mehr als das Doppelte von 24 Monaten (tradingtwins: Siemens EQ.900 232,90 € vs. 89,90 €). Miete enthält in der Regel Wartung und Reparatur, Leasing meist nicht – dort kommt ein Servicepaket dazu (Beispiel Tchibo Coffee Service: WMF 1100 S 69 €/Monat Leasing über 60 Monate plus 79 €/Monat Service, coffeeness.de). Ab etwa 150–200 Tassen am Tag ist ein Festwasseranschluss keine Komfortfrage mehr, sondern Voraussetzung (buerokaffeeservice.com).
Schritt 3: Miete oder Kauf – die Fünf-Jahres-Rechnung
| Kauf (Büro-Profi, 7.000 € netto) | Miete (150 €/Monat inkl. Wartung) | |
|---|---|---|
| Anschaffung / Raten über 5 Jahre | 7.000 € | 9.000 € |
| Wartung, Reparatur | 150–600 €/Jahr → 750–3.000 € | enthalten |
| Summe 5 Jahre | 7.750–10.000 € | 9.000 € |
| Steuerlich | Abschreibung über 5 Jahre (1.400 €/Jahr) | Rate sofort Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 4 EStG) |
| Liquidität | 7.000 € sofort gebunden | keine Bindung, Gerätetausch bei Defekt |
| Nach 5 Jahren | Gerät gehört Ihnen (Restwert gering, Ersatzteile meist noch 5–10 Jahre) | Rückgabe oder Verlängerung |
Lesart: Rein rechnerisch ist der Kauf über fünf Jahre meist 0–2.000 € günstiger – wenn nichts Großes kaputtgeht und jemand im Haus die Wartung organisiert. Die Miete kauft zwei Dinge: Liquidität und das Ausfallrisiko. Bei unter 20–40 Tassen am Tag lohnt ein Vollautomat laut kaffee-miete.de ohnehin kaum; dort bleibt ein Haushaltsgerät im Kauf (300–1.000 €) die wirtschaftliche Wahl – Wartung dann selbst, siehe Entkalken & Pflege.
Was die Tasse im Büro kostet
Unabhängig von der Maschine: 17–27 Cent pro Tasse für Bohnen (12–20 Cent bei 8 g), Milch (4,5–7 Cent anteilig) und Wasser (kaffee-miete.de). Ein Anbieter rechnet für einen Cappuccino mit 90 ml Milch eher 28 Cent (Bohnen ~13, Milch ~15 Cent) und legt die Maschine bei 1.000 Tassen im Monat und 100 € Miete mit 10 Cent je Tasse um (bevero.de). Zum Vergleich: Kapselsysteme liegen bei 35 Cent und mehr nur für die Kapsel (coffeeness.de). Bei 80 Tassen am Tag und 220 Arbeitstagen sind das rund 3.000 € Verbrauchsmaterial im Jahr – in derselben Größenordnung wie die Miete.
Anfrage vorbereiten
Ein Vermieter oder Aufsteller braucht sechs Angaben, um ein belastbares Angebot zu machen. Wer sie mitschickt, bekommt Preise statt Rückfragen:
- Tassen pro Tag (Spitze, nicht Durchschnitt) und Personenzahl
- Milchgetränke ja/nein (Frischmilch-System braucht Kühlung und tägliche Reinigung)
- Festwasseranschluss am Aufstellort vorhanden?
- Gewünschte Laufzeit (12 / 24 / 36 / 60 Monate) – je länger, desto niedriger die Rate
- Wartung und Reparatur inklusive oder Servicepaket separat?
- Standort (PLZ) – Vor-Ort-Service ist regional organisiert
Anfrage über Kaffeemaschinenland: Senden Sie diese sechs Angaben an info@kaffeemaschinenland.de (Betreff „Mietanfrage“). Wir prüfen die Angaben auf Vollständigkeit und leiten sie an passende regionale Anbieter weiter. Die Weiterleitung ist für Sie kostenlos; ob und wie Anbieter uns dafür vergüten, legen wir auf der Seite Über uns offen. Ein Online-Formular mit Bedarfsrechner ist in Arbeit.
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